Daca esti unul dintre cei care trebuie sa faca facturi si sa le trimita prin email, cu siguranta vei folosi facturi electronice. Dar, când nu te plătesc, știai că trebuie să anulezi? Sunteți nou în aceste subiecte și nu știți cum să emiteți și să anulați o factură electronică?
Nu-ți face griji, aici îți spunem cheile de care ar trebui să ții cont pentru ca Trezoreria să nu-ți spună nimic. Putem incepe?
Ce este o factură electronică
Înainte, când internetul nu era acolo, era mai greu să găsești de lucru în afara orașului tău. Dar s-ar putea face. Cu toate acestea, atunci când depuneai o factură (dacă erai independent) pentru a taxa pentru serviciul, munca sau produsele pe care le-ai făcut, trebuia să o trimiți. Fie prin fax, prin poștă, poștă certificată, cu marfa...
Odată cu apariția internetului, mulți au început să trimită copii ale facturilor prin e-mail., deși au trimis și o factură cu produsul sau prin poștă. Cu toate acestea, această practică s-a pierdut și până la urmă este ceva ce nu se mai face.
Deci, putem spune că factura electronică a fost implementată. Dar ce este? În realitate, este o factură care se emite și se trimite electronic. Cu alte cuvinte, o factură pe care o faceți cu computerul (sau telefonul mobil sau un program) și pe care o trimiteți folosind internetul.
Pentru Ministerul de Finanțe, această factură electronică este exact aceeași cu factura pe hârtie, are aceeași valabilitate.
Deci putem spune asta Este o factura traditionala dar modernizata.
Tipuri de facturi electronice
Înainte de a vorbi cu tine despre cum să emiti și să anulezi o factură electronică, trebuie să știi că există două tipuri de facturi electronice.
Pe de o parte, ai facturi cu un format structurat. Acestea sunt cele care se fac de obicei, care au un format prestabilit și care se fac fie manual, fie automat., modificând doar datele clientului și cantitatea produsului sau serviciului pe care îl serviți.
Pe de altă parte, aveți facturi cu un format nestructurat. Acestea sunt chiar mai ușor de înțeles. Imaginați-vă că aveți o factură pe hârtie pe care trebuie să o „digitizați”. Ei bine, nimic ca să faci o fotografie sau să o scanezi într-un PDF pentru a o face legală ca factură electronică.
Cum să emiti și să anulezi o factură electronică
Acum, să mergem. Daca esti incepator in tema facturilor, fie pentru ca ti-ai deschis recent eCommerce si habar nu ai de facturi; Ei bine, pentru că sunteți independent, acest lucru poate fi bine pentru dvs.
Dar Emiterea unei facturi nu este același lucru cu anularea acesteia.. Deci, să mergem pe părți, ca să înțelegeți totul:
Cum se emite o factură electronică
După cum v-am mai spus, emiterea facturii electronice se poate face cu programe, șabloane, manuale... Ideal, dacă doriți să vă creați un brand personal sau ca clienții să vă recunoască chiar și pentru facturi, este că crea un șablon personalizat și unic pentru tine (atâta timp cât respectă legalitatea facturii).
Printre elementele esențiale pe care ar trebui să le includeți se numără:
- Datele clientului. Nume si prenume (sau denumirea societatii), adresa, NIF sau CIF, numar de telefon si adresa de email.
- Datele tale. La fel ca mai sus, tot ce trebuie să introduceți pentru a vă identifica.
- data. Data emiterii facturii.
- Număr de factură. Acesta va merge în partea de sus și trebuie să le numerotați consecutiv. Adică dacă faci o factură pe 1 ianuarie, acela va fi numărul 1 și următoarea pe care o faci va fi numărul 2, indiferent dacă o faci în ianuarie, februarie sau noiembrie. Anul însoțește acest număr. Și amintiți-vă, în fiecare an nou, numerotarea este resetată. De exemplu, la 1 ianuarie 2023 faci factura 1/2023. Iar la 1 ianuarie 2024 daca trebuie sa faci o alta factura ar fi 1/2024.
- Descrierea a ceea ce a fost făcut sau cumpărat. Vă recomandăm să fiți descriptiv în acest sens pentru a clarifica ceea ce a cumpărat clientul.
- Cantitate, preț pe unitate și total. Daca sunt produse, este important sa detaliezi cate ai achizitionat, cat valoreaza unul si totalul a ceea ce ai achizitionat. În cazul serviciului, introducerea totalului ar fi suficientă.
- Total + TVA + Impozit pe Venitul Personal. Adică totalul facturii la care trebuie să adaugi TVA și, dacă este cazul, să scazi Impozitul pe Venitul Personal.
- Cont bancar. Important este ca la finalul facturilor sa iti pui contul bancar pentru ca ei sa poata plati acea factura.
- Semnătura. Uneori va fi necesar ca factura să poarte semnătura dumneavoastră. Așa că ați putea să-l digitizați și să îl aveți deja plasat în șablon.
Cu asta ai fi emis deja factura. Și puteți folosi același șablon pentru toate celelalte.
Cum să anulezi o factură electronică
O greșeală foarte frecventă la emiterea facturilor electronice este aceea că, dacă acestea nu vă plătesc, sau Ei bine, ai făcut o greșeală, gândește-te că dacă ai pune „anulat” ar fi deja acolo. Dar într-adevăr nu este așa.
Conform Decretului Regal 1619/2012, facturile nu pot fi modificate sau șterse. Astfel, singura modalitate de a o anula este printr-o factură corectivă.
Și ce este asta? Bine Aceasta este o factură care este emisă pentru a corecta, sau pentru a modifica datele unuia deja emis.
Aceasta are o numerotare unică și ceea ce se face este anularea unei facturi care a fost emisă (în mod normal se face înainte de încheierea trimestrului de TVA, dar se poate face și după, chiar dacă TVA-ul a fost deja decontat).
În plus, Această factură nu va include TVA (sau impozit pe venitul personal), Suma o vei avea doar ca anulare. Și acea sumă va fi negativă, nu pozitivă, pentru că ceea ce facem este să anulăm suma facturii eronate (fie că a fost ultima pe care ați făcut-o sau una anterioară). Nici nu strica, in descriere, sa vorbim despre factura care se anuleaza (sau se rectifica).
Acum vă este mai clar cum să emitați și să anulați o factură electronică? Ați avut probleme cu această procedură?